La collaboration permet d'améliorer l'efficacité, la qualité, d’accélérer les processus et l'innovation. Attention toutefois à la "collection d'applications" qui désorganise totalement le travail d'équipe.
Le travail collaboratif est souvent confondu avec des outils de discussion, tels que Teams ou Zoom ou des dossiers partagés, au mieux à une suite bureautique qui permet la coédition simultanée. Approche erronée, car la mise en place d'un travail collaboratif efficace passe par la définition des processus et une stratégie globale. Ce n'est pas une simple question d'outil !
L'objectif est d'offrir aux métiers un contexte de travail claire, dans un environnement unifié où les documents, les échanges et les processus associés sont centralisés et simple d'accès.
Plus il y a d'outils collaboratifs, moins il y a de collaboration ! La crise COVID en est un parfait exemple : beaucoup de DSI ont multiplié les outils, se précipitant notamment sur Zoom, Teams et autres GAFAM. Cela a bouleversé nos habitudes et complexifié le travail collaboratif. Les utilisateurs sont alors confrontés à trop d’applications les unes à côté des autres, des identifiants différents, trop d’emails et de pièces-jointes, des fichiers dispersés un peu partout et des processus impossibles à suivre.
Collaborer est encore trop souvent synonyme de pièces-jointes et de tâches envoyées par email. Avec des centaines d’emails par jour et des fichiers doublons, il est temps de faire évoluer les habitudes. Plutôt que de rattacher la version X.Y.Z des documents à des messages, il faut cibler un système pour "collaborer autour des documents" sur tout leur cycle de vie.
Qu'il s'agisse de coédition, de partage, de processus métiers, des commentaires, du Chat, des réunions... Le concept "document-centric" de GoFAST permet de centraliser la gestion des documents, de leur création depuis un modèle à la e-signature et le pré-archivage, avec : zéro pièce-jointe, zéro doublon, zéro erreur de version, zéro tâche oubliée et zéro perte d'informations.
Pour "fédérer le travail collaboratif" et gagner en productivité, il est nécessaire de respecter certains principes :
- Données centralisées et sécurisées : éviter la dispersion entre un serveur de fichiers, un Cloud, son PC, sa messagerie, un outil de Chat...
- Environnement de travail unifié "GED+Collaboratif" : traiter efficacement les documents du brouillon à la e-signature, plutôt de collectionner les applications.
- Interface ergonomique, rapide à prendre en main et qui évolue avec les retours-utilisateurs.
- Technologies éprouvées et évolutives, avec les standards nécessaires à l'intégration dans le Système d'Information (avec Intranet, ERP, GEC, Parapheurs électroniques...).
- Gestion du changement : promouvoir les bonnes pratiques, structurer le partage transversal et les processus.
REX Mairie de Rillieux-la-Pape