La transition digitale n’est pas réservée à la France et des exemples sont à prendre dans d’autres pays d’Europe. Notamment en Belgique où l’Agence belge de développement Enabel a souhaité moderniser ses outils et digitaliser ses processus. Et ce, à tous ses niveaux hiérarchiques (1 250 personnes), avec un déploiement à l’international, puisque plus de 80% des agents sont basés hors Union Européenne.
Enabel est une agence fédérale belge dont la mission est d’éradiquer la pauvreté́ dans le monde. Elle œuvre par le biais de programmes de développement menés pour le compte de l’Etat Belge et d’autres donneurs d’ordres (200 projets et programmes dans 18 pays). Elle s’appuie pour cela sur un budget de 244 millions d'euros et sur ses quelques 1 250 collaborateurs, dont plus de 1 000 sur le terrain.
Collaborer en toute sécurité
Enabel souhaitait gérer et partager l’ensemble de ses documents, favoriser le travail collaboratif entre les agents, ainsi qu’entre les agents et son siège à Bruxelles, permettre le travail en mobilité́ sur le terrain aussi bien online qu’offline et promouvoir les « best-practices » dans le traitement documentaire collaboratif. L’objectif est aussi de sécuriser les données avec une solution pérenne et alternative aux outils propriétaires (Office 365/SharePoint, GoogleDocs, etc.), ainsi qu’éviter les applications non autorisées. A l’heure du RGPD il s’assagit non seulement de contrer les cyber-attaques, mais désormais d’organiser le partage des documents dans le respect des habilitations aux personnelles et confidentielles, ainsi que l’intégrité́ des données.
Le choix d’une plateforme commune de gestion des connaissances
Consciente que ses outils (principalement serveurs de fichiers et messagerie classique) ne donnaient plus satisfaction et ne pouvaient répondre à ces nouveaux besoins, l’agence a lancé un appel d’offres européen afin de s’équiper d’une GED collaborative transverse. Au-delà de l’objectif de consolider les outils IT et permettre le partage de documents et connaissances, il s’agissait de créer une proximité et un esprit de communauté entre les agents. N’oublions pas que l’intérêt d’un outil c’est surtout d’accompagner l’humain.
Test réussi
Composé de 5 collaborateurs à l’époque, l’éditeur français CEO-Vision a eu l’audace de se positionner sur l’appel d’offre. Audace récompensée après un dossier détaillé et une démonstration, car le choix de l’Agence s’est porté sur sa solution GoFAST. L’éditeur a en effet, réalisé un test avec un débit volontairement bridé pour prouver l’efficacité de sa solution, y compris dans les pays limités en réseau Internet. S’ajoute à cela, le fait que GoFAST s’appuie sur une base open source (dont Alfresco) et que sa tarification était plutôt avantageuse.
Accessibilité maximale
Tous les documents de l’Agence ont donc été́ centralisés et sécurisés sur la plateforme GoFAST pour que chaque collaborateur d’Enabel puisse y accéder à tout moment et partout dans le monde. GoFAST est aujourd’hui utilisé par tous les niveaux de l’Agence, aussi bien par les agents terrains que la Direction. Les documents ne sont donc plus échanges par mail (zéro pièce-jointe, zéro doublon, etc.), mais sécurisés sur la nouvelle plateforme. Quant aux connaissances qui n’étaient pas partagées jusqu’à maintenant, elles sont désormais consolidées et accessibles à tous les agents terrain.
Prise en main et sentiment d’appartenance
D’autres avantages sont à souligner, notamment la prise en main rapide de la solution et son taux d’acceptation très satisfaisant. La GED transversale a donc réussi à atteindre l’objectif de créer un sentiment d’appartenance à un groupe plus vaste et permet également au siège de disposer désormais d’une vue sur l’activité́ des agents terrain et de collaborer avec eux en temps réel. Par ricochet, les utilisateurs n’ont donc plus besoin d’utiliser des applications non approuvées par le service IT.
Conduite du changement
La solution GoFAST a été déployée OnPremise dans le datacenter d’Enabel avec, à la clé, de nombreuses améliorations sur le plan de la sécurité́ et de la confidentialité́ (accès sécurisé́, gestion simple des droits et rôles par les responsables métiers, gestion de version, multi-emplacement, etc.). L’éditeur a aussi accompagné l’organisme dans la conduite du changement et lui a fourni un précieux support fonctionnel (réalisation de la structure documentaire et des habilitations, formations, analyse des retours, améliorations et production documentaire pour l’aide à la prise en main).